Cos'è un'istanza, come si scrive e come va inoltrata, cosa succede dopo l'inoltro dell’istanza e il caso particolare dell'istanza in autotutela. Modelli facsimile.
-Che cos'è un’istanza
-L’istanza ad un Ente pubblico
-A chi va inoltrata l’istanza? Ufficio Protocollo e Ufficio Relazioni con il Pubblico
-Come si inoltra un’istanza
-La firma
-Il modulo o modello
-Cosa succede dopo l’inoltro dell’istanza
-Ipotesi di non accoglibilità dell’istanza
-Il documento che comprova la trasmissione dell’istanza
-La struttura dell’istanza
-Facsimile istanza da presentare alla Pubblica Amministrazione
-Facsimile istanza di accesso ai documenti amministrativi
-L’istanza al giudice
-Modello di istanza indirizzata al Giudice tutelare per farsi autorizzare a riscuotere somme per conto di un minore di età
-L’istanza in autotutela
-Facsimile istanza annullamento in autotutela multa stradale
Tra le numerose declinazioni di significato, il Vocabolario Treccani (Istanza, TRECCANI, Vocabolario on line), quanto al sostantivo femminile istanza (dal lat. instantia «insistenza», der. di instare «stare sopra, insistere, incalzare»), per quello che interessa in questa sede, riporta:
-più comunemente, “domanda scritta, rivolta a una pubblica autorità per ottenere qualche cosa”;
-Nel linguaggio giur., “richiesta rivolta agli organi amministrativi o giurisdizionali, oppure ai loro ausiliarî, relativamente al compimento di qualche determinata attività che nel processo civile ha, di regola, carattere meramente preparatorio e processuale; anche, talvolta, domanda giudiziale”.
Consegue che, nel linguaggio più propriamente giuridico, il sostantivo indica ad esempio una richiesta o atto giuridico mediante il quale un privato chiede ad un organo pubblico (ad esempio, all’autorità giudiziaria) di avviare un procedimento (es: presentare, accogliere, respingere una istanza). Per estensione, la locuzione “giudizio di terza istanza” è impiegato per indicare il giudizio che si svolge dinanzi alla Corte di cassazione, dal quale derivano modi di dire come “essere condannato in ultima istanza” o “prosciolto in ultima istanza”.
Per quanto concerne i differenti ambiti giuridici:
-nel procedimento amministrativo, l’istanza coincide con la richiesta di un privato finalizzata all’ottenimento di un provvedimento a suo favore. La stessa prende la denominazione di “esposto” nelle ipotesi ove da essa non derivano obblighi per la pubblica amministrazione,
-nel procedimento civile, si denomina istanza la domanda volta ad ottenere un provvedimento giurisdizionale, e che si manifesta in tre principali tipologie: nella forma del ricorso (art. 747 c.p.c.), nell’atto di citazione (art. 216 c.p.c.), contenuta nel verbale d’udienza (esempio, la richiesta di nomina del consulente tecnico d’ufficio),
-nel procedimento penale, l’istanza di procedimento rappresenta una condizione di procedibilità analoga alla querela. L’istanza non necessita di formule sacramentali e può essere indirizzata finanche contro ignoti. Consiste in una manifestazione di volontà punitiva in ordine a un determinato fatto-reato.
È possibile presentare istanze alla Pubblica Amministrazione per il tramite di ogni mezzo, anche telematico o informatico. L’istanza è l’atto di impulso procedimentale attraverso la quale il proponente richiede all’Amministrazione l’avvio di un procedimento ovvero l’adozione di un provvedimento. La comunicazione tra le imprese e la Pubblica Amministrazione deve avvenire esclusivamente attraverso strumenti telematici, mentre per i privati cittadini non risulta ancora un obbligo. Risulta possibile presentare per il tramite della modalità telematica, nei confronti della pubblica amministrazione:
- L’ufficio del Protocollo si occupa della registrazione, in ordine cronologico, degli atti di corrispondenza, in entrata ed in uscita, dall’ente pubblico, a ciascuno dei quali viene attribuito un numero progressivo con relativa data di registrazione. L’iscrizione della corrispondenza in entrata nel registro di protocollo, che attesta ad ogni effetto l’avvenuta ricezione da parte del Comune dell’atto depositato.
- Ufficio per le relazioni con il pubblico (URP) è stato introdotto nell’organigramma della pubblica amministrazione italiana nel 1993 (D.lgs. n. 29 del 1993) ed entrarono effettivamente a regime con la L. n. 150 del 2000, la quale ha disposto che le amministrazioni pubbliche individuino, nell’ambito della propria struttura, uffici per le relazioni con il pubblico al fine di garantire la piena attuazione della L. n. 241 del 1990. L’obiettivo è quello di agevolare i rapporti tra ente pubblico e cittadini (singoli e associati), garantendo il diritto d’accesso agli atti e favorendo la trasparenza amministrativa. Gli URP provvedono al servizio all’utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della L. n. 241 del 1990 e all’informazione all’utenza relativa agli atti e allo stato dei procedimenti. Successivamente, l’art. 6 della L. n. 150 del 2000 ha statuito che le attività di informazione ed i rapporti con gli organi di stampa si realizzano mediante il portavoce e l’ufficio stampa, mentre quelle di comunicazione, cioè i rapporti con gli utenti singoli e associati, attraverso l’URP.
Tra le modalità che un tempo erano definite ordinarie, si annoverano:
-raccomandata A/R,
-consegna brevi manu (all’Ufficio Protocollo o URP).
-Oggi, è diventato prassi l’inoltro online.
Le istanze devono essere firmate in uno dei seguenti modi:
-con firma autografa (fatta a mano) allegando copia del documento d’identità del sottoscrittore,
-con firma digitale.
Ogni allegato che, per sua natura, deve essere firmato dovrà essere inoltrato con la relativa sottoscrizione come sopra indicato.
I moduli ammessi dalle P.A. sono quelli pubblicati sui siti istituzionali. Il modulo deve essere compilato in tutte le sue parti. In caso contrario sarà dichiarato inaccoglibile e respinto senza protocollazione.
Il modulo può:
-essere stampato, sottoscritto, scansionato e inviato allegando copia del documento di identità,
-oppure salvato e firmato digitalmente.
L’istanza apre un procedimento, dove l’ufficio ricevente, anzitutto, deve valutare la correttezza formale dell’istanza/dichiarazione. Nell'ipotesi in cui l’esito del controllo risulti negativo, l’istanza/dichiarazione sarà dichiarata non formalmente corretta e sarà respinta, quindi l’utente sarà avvisato e invitato a ripresentare l’istanza. Se, al contrario, l’esito del controllo è positivo, si darà avvio al procedimento comunicando tale circostanza all’utente istante.
Quando l’istanza è dichiarata non accoglibile, quindi respinta, l’utente sarà invitato a ripresentarla.
Tra i casi più frequenti:
-manca il documento di identità dei sottoscrittori,
-manca la firma autografa nel caso di documento scansionato,
-il modulo non corrisponde al procedimento di cui si fa istanza,
-il modulo non è stato compilato correttamente,
-il modulo non è stato completato in tutte le sue parti, compresa la segnatura sui riquadri,
-il modulo non è esaustivo nelle parti discorsive,
-non sono presenti gli allegati indicati nel modulo,
-gli allegati non costituiscono file a sé stante,
-gli allegati non sono firmati,
-gli allegati sono indicati nel modulo e non allegati,
-gli allegati sono illeggibili o non pertinenti,
-gli allegati non fanno parte della mail di invio dell’istanza, ma sono temporaneamente disponibili nei server di storage (quali, ad esempio, Google Drive), poiché i file devono essere allegati e contenuti nelle mail d’invio delle istanze
-i file sono in un formato diverso da quello ammesso
-l’istanza è stata presentata in periodi diversi da quelli previsti dal relativo procedimento.
Si distingue in base alla modalità di invio effettuata. Quindi, se la trasmissione dell’istanza è stata effettuata tramite:
- Posta Elettronica Certificata (PEC), il documento che comprova l’invio è la ricevuta di consegna e accettazione rilasciato dal sistema di posta elettronica;
- Posta Elettronica Ordinaria, cioè via e-mail, il documento che comprova l’invio è la comunicazione che conferma il ricevimento dell’istanza;
- A mezzo lettera raccomandata, il documento che comprova l’invio è la ricevuta rilasciata dall’ufficio postale;
- Con consegna a mani all’ufficio competente, il documento che comprova l’invio è la ricevuta con indicato il numero di protocollo.
L’istanza, quando il modulo non è fornito dall’ente, ha una struttura libera, priva di formule sacramentali:
-Anzitutto deve indicare il destinatario dell’istanza con relativo indirizzo.
-Deve contenere i dati e le informazioni dell’istante: nome, cognome, data di nascita, luogo di nascita, indirizzo di residenza e domicilio, codice fiscale, qualifica per cui si scrive;
-Premessa dei fatti al fine di circostanziare l’istanza;
-Richiesta vera e propria, cioè quello che si richiede effettivamente mediante la formulazione dell’istanza (ad esempio, il rilascio di un documento, un chiarimento, e via di seguito);
-Motivazioni a supporto dell’istanza (ad esempio, si richiede un documento del minore perché si è legittimati in quanto genitori esercenti la potestà genitoriale);
-Formula di chiusura e saluti.
-Luogo, data e firma leggibile del soggetto che invia l’istanza.
-Copia del documento di identità in corso di validità, da allegare all’istanza stessa.
Facsimile istanza da presentare alla Pubblica Amministrazione (Art. 38 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445)
ll/La Sottoscritto/a (…) (cognome) (nome) nato/a a (…) (…) il (…) (luogo) (prov.) (data) residente a (…) (…) in (…) (luogo) (prov.) (indirizzo)
DICHIARA (…)
CHIEDE (…)
dichiara inoltre di: essere consapevole delle sanzioni penali, previste in caso di dichiarazioni non veritiere e di falsità negli atti e della conseguente decadenza dai benefici di cui agli artt. 75 e 76 del D.P.R. 445/2000; essere informato che i dati personali raccolti saranno trattati, anche con mezzi informatici, esclusivamente per il procedimento per il quale la dichiarazione viene resa (art. 13 Dlgs 196/2003)
LUOGO e DATA FIRMA DEL DICHIARANTE (…)
La presente istanza è sottoscritta dall’interessato in presenza del dipendente addetto, oppure sottoscritta e inviata assieme alla fotocopia del documento di identità via fax, a mezzo posta ordinaria o telematica (Art. 38 del D.P.R. 445/2000).
Facsimile istanza di accesso ai documenti amministrativi ai sensi degli artt. 22 e segg. della Legge 241/90
Il/La sottoscritto/a (…), data e Luogo di nascita (…), luogo di residenza (…), telefono (…), PEC (…), e-mail (…), documento di identificazione (…), rilasciato da (…), indirizzo a cui inviare eventuali comunicazioni (…),
◻ in nome proprio oppure
◻ in qualità di (…)
consapevole delle responsabilità, ai sensi dell’art 76 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, in caso di falsità di quanto dichiarato, sulla base delle seguenti motivazioni: (…)
chiede l’accesso ai documenti amministrativi di seguito specificati: (…)
mediante:
◻ visione degli atti ◻ rilascio di copia semplice ◻ rilascio di copia conforme
a tal fine:
❑ allega copia di documento di identificazione in corso di validità;
❑ si impegna a pagare il corrispettivo dovuto per diritti di segreteria e rimborso dei costi di riproduzione
all’atto del ritiro, nonché alla corresponsione dell’imposta di bollo per l’eventuale copia autentica;
❑ delega al ritiro del documento la seguente persona: (…)
documento d’identità (di cui si allega copia): (…)
❑ chiede che le copie dei documenti richiesti vengano inviate a mezzo corriere a proprio carico al seguente
indirizzo: (…)
Data (…) Firma (…)
L’istanza al giudice
L’ambito in cui un cittadino può presentare istanze al giudice, senza il patrocinio di un avvocato esercente la professione forense, è limitatissimo. Uno dei settori ove la nomina dell’avvocato è facoltativa e, pertanto, l’interessato può presentare istanze senza patrocinio, è quello della cd. volontaria giurisdizione. Ad esempio, la legge (art. 320 c.c.) non consente ai genitori, o agli esercenti la potestà sui figli minori, di assumere iniziative di natura patrimoniale per i minori stessi, se non a seguito di apposita istanza proposta al Giudice Tutelare competente (cioè davanti al Giudice ove il minore risiede). Le fattispecie principali per cui i genitori (congiuntamente o quello di essi che esercita in via esclusiva la potestà genitoriale, o il tutore) devono formulare istanze al Giudice Tutelare sono:
-accettazione dell’eredità con beneficio d’inventario;
-rinuncia all’eredità pervenuta al minore a seguito del decesso di uno dei genitori o di altro parente;
-accettazione di un legato;
-riscossione di buoni fruttiferi intestati al minore;
-autorizzazione ad incassare la liquidazione (TFR) in caso di cessazione di rapporto di lavoro a causa del decesso del genitore;
-autorizzazione ad incassare polizza assicurativa a favore del minore;
-autorizzazione a prelevare dalla banca somme intestate al minore;
-autorizzazione a riscuotere somme per conto del minore a causa di incidente;
-autorizzazione ad accettare una donazione fatta al minore;
-autorizzazione ad acquistare o vendere bene immobile in nome e per conto del minore.
Per tali fattispecie i Tribunali, nei propri portali istituzionali, in genere mettono a disposizione una modulistica, come pure una lista dei documenti necessari per corredare l’istanza (ad esempio il numero e l’importo delle marche da bollo da produrre in Cancelleria al momento del deposito). Il Giudice può autorizzare l’istanza, per come proposta dalle parti, ovvero rigettarla poiché, dopo aver valutato l’interesse per il minore, non ritiene vantaggiosa l’istanza. Altre volte può sospendere la richiesta in attesa della produzione di ulteriore documentazione.
Modello di istanza indirizzata al Giudice tutelare per farsi autorizzare, ai sensi dell’art. 320, c. IV, c.c. e 737 c.p.c., a riscuotere somme per conto di un minore di età
TRIBUNALE DI (...)
ISTANZA PER L’AUTORIZZAZIONE A RISCUOTERE SOMME PER CONTO DI UN MINORENNE DI ETA’
Ill.mo Sig. Giudice Tutelare,
la Sig.ra (...) nata il (...) a (...) e residente in (...) via (...), n. (…), in qualità di genitore esercente la potestà sulla figlia minore (…), nata a (…), il (…), residente in (…)
PREMESSO
che in data è deceduto il Sig. (…), residente in (...), via (...), n. (...) coniuge della ricorrente e padre della sopraindicata minore;
che gli unici eredi sono oltre alla ricorrente la predetta minore;
che il marito prestava servizio in qualità di (…), presso la Ditta (...),
che è debitrice dello stesso della somma di € (...) per (...) e di € per (...);
tutto ciò premesso
CHIEDE
che la S.V. Ill.ma, voglia, ai sensi degli artt. 320, comma IV, c.c. e 737 c.p.c., autorizzarla con decreto immediatamente efficace a riscuotere le predette somme e a investire la quota spettante alla predetta minore in titoli di stato.
Allega: dichiarazione sostitutiva di atto notorio e prospetto delle somme spettanti.
(…), lì (…)
firma (...)
L’ordinamento consente inoltre di presentare istanza l’attivazione dell’autotutela. L’annullamento d’ufficio in autotutela è previsto dall’art. 21-nonies della L. n. 241 del 1990. In buona sostanza, l’autotutela è identificata col potere dell’amministrazione di annullare autonomamente, o revocare parzialmente, un proprio atto già emanato. Il settore dove la forma della tutela in questione risulta maggiormente attivata ad opera dei cittadini, è quello relativo alle multe stradali. In tali casi, secondo il cittadino istante, la multa è palesemente errata o illegittima. Lo scopo della richiesta di autotutela è quella di far verificare la legittimità del proprio operato alla pubblica amministrazione emittente, che per l’effetto, quando accetta l’istanza in autotutela, è per evitare una controversia che, quasi certamente, la vedrebbe soccombere a causa della palese illegittimità dell’atto emesso e di cui il cittadino ha richiesto l’annullamento. Tuttavia l’istanza di autotutela ha solamente una funzione di mera denuncia o sollecitazione, e non crea in capo all'amministrazione alcun obbligo di provvedere.
Limitatamente alle multe stradali, l’art. 386, comma III, del Regolamento di esecuzione del Codice della Strada, prevede l’annullamento in autotutela nei seguenti casi:
-errore di trascrizione del numero di targa,
-errore dovuto alle informazioni non corrette provenienti dai pubblici registri,
-tutti gli altri casi di notifica eseguita a soggetto estraneo alla violazione.
La possibilità di richiedere l’annullamento in autotutela è stata estese a una serie di ulteriori atti, in virtù della Legge n. 15 del 2005, la quale ha introdotto nel nostro ordinamento la disciplina “generale” dell’annullamento d’ufficio previsto per i provvedimenti illegittimi dall’articolo 21-nonies della L. n. 241 del 1990.
Il ricorso in autotutela non solamente può essere sollecitato dal cittadino, bensì può essere anche attivato d’ufficio.
L’istanza in autotutela non sospende:
i termini per la presentazione del ricorso presso il Giudice di Pace (30 giorni),
i termini per la presentazione del ricorso presso il Prefetto (60 giorni),
i termini di pagamento.
Inoltre, non sussiste alcun obbligo per l’amministrazione di pronunciarsi sull’istanza di autotutela, poiché l’annullamento del verbale illegittimo rimane un atto discrezionale dell’amministrazione competente, che quindi può decidere di annullare o meno la multa.
L’annullamento della multa va richiesto trasmettendo all’Ufficio competente l’istanza, dove è necessario:
-specificare il verbale di cui si chiede l’annullamento,
-esporre sinteticamente i fatti,
-esporre i motivi per cui si ritiene l’atto illegittimo,
-allegare l’eventuale documentazione a sostegno del ricorso.
Al ricorso devono essere allegati i seguenti documenti:
-copia del verbale,
-copia della ricevuta/cad o di altro documento con il quale si può provare la data di notifica del verbale,
-documento di identità.
Il ricorso può essere proposto in carta semplice e, appunto avendo natura di “istanza”, non è necessario farsi assistere da un avvocato. L’istanza va sottoscritta digitalmente e inviata via e-mail allegando copia del documento di identità, oppure se in formato cartaceo, va firmata dall’istante, corredata dal documento di identità e altri allegati, presentata all’ufficio o comando di polizia che ha emesso il verbale:
-tramite posta elettronica certificata,
-a mezzo di lettera raccomandata,
-consegnata brevi manu all’ufficio competente.
Il codice amministrativo digitale consente di presentare l’istanza anche tramite posta elettronica ordinaria, allegando un documento d’identità.
Facsimile istanza annullamento in autotutela multa stradale
Al Comune di (…)
Settore Polizia Locale
Via (…)
Cap (…) Città (…)
Il/la sottoscritto/a (…) nato/a (…) il (…) e residente a (…) in via (…) n. (…) e-mail (…), con dichiarazione che, ai fini dell’eventuale invio di ogni successiva comunicazione ai sensi dell’art. 6 del Codice dell’Amministrazione Digitale, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata - PEC è (…).
PREMESSO
-che in data ………………………la Polizia Locale di (…) accertava, tramite Verbale n. (…), prot. n. (…), la violazione dell’art. (…) C.d.S., a carico del Sig. (…), in quanto (…);
-che detto Verbale di accertamento risulta palesemente errato, in quanto (…);
CONSIDERATO
-che l’intero procedimento, per le ragioni sopra esposte, risulta palesemente invalido;
-che l’atto errato può quindi essere emendato d’ufficio direttamente dall’amministrazione in indirizzo la quale, in sede di autotutela amministrativa, deve operare in base ai principi di legalità e buona amministrazione;
CHIEDE
che lo spettabile ufficio in indirizzo voglia, eseguiti gli opportuni accertamenti, al fine di prevenire
l’inevitabile impugnativa in sede giurisdizionale del notificato verbale di accertamento, procedere ad annullare il verbale n. (…) del (…), per i vizi sopra descritti.
Distinti saluti
Data (…)
Firma (…)
fonte altalex
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